Navegando pelas tendências para a contratação de uma agência de viagens corporativas

No cenário de constantes mudanças das viagens a negócios, as agências de viagens corporativas testemunharam uma evolução significativa na forma como as empresas gerem as suas viagens ao longo das últimas décadas.

A utilização de uma empresa de gestão de viagens ou TMC (Travel Management Company) ou a contratação formal de serviços de viagens não era uma prática generalizada no passado. As empresas frequentemente enfrentavam a ausência de políticas de viagens bem definidas, deixando espaço para uma abordagem “sob demanda” na gestão de viagens corporativas. A falta de diretrizes detalhadas significava que os colaboradores tinham experiências variadas ao reservar e viajar a negócios.

O advento de novas tecnologias, da análise de dados e da conectividade nas empresas abriu caminho para uma abordagem mais elaborada e estratégica das viagens corporativas. As empresas agora procuram um suporte completo. Buscam um parceiro de negócios (e não apenas um fornecedor), para gerar economias, garantindo o retorno do seu investimento e oferecendo soluções abrangentes que vão além da mera gestão de itinerários.

Da mesma forma, os gestores responsáveis ​​por entregar um programa de gestão de viagens eficaz, e seus processos de RFP relacionados, evoluíram para incorporar uma gama mais diversificada de partes interessadas, cada uma com a tarefa de garantir que as agências atuais atendam aos objetivos de negócios exclusivos, ao mesmo tempo que atendem às necessidades dos seus colaboradores.

Quais são as tendências em compras de viagens a negócios?

Uma das mudanças mais notáveis ​​foi o estabelecimento de políticas robustas para as viagens a negócios. As empresas reconheceram a importância de diretrizes claramente definidas para reger todo o processo das viagens, desde o serviço multicanal e contratação de fornecedores, segurança dos dados, e até o dever de cuidado com seus colaboradores e sustentabilidade. Esta mudança capacitou os departamentos de compras com as ferramentas para tomar decisões baseadas em dados e alinhadas com os objetivos organizacionais.

Segurança de dados

A segurança dos dados está se tornando cada vez mais uma preocupação crítica para as empresas. No cenário tecnológico moderno, proteger os dados da empresa é fundamental devido aos crescentes riscos globais associados à segurança cibernética. Esta maior consciência sublinha a importância crescente das agências de viagens corporativas a abordarem a forma como recolhem, utilizam, partilham, armazenam e protegem as informações que gerem.

Sustentabilidade

A busca por soluções e ferramentas para viagens sustentáveis ​​com o objetivo de medir ou compensar a pegada de carbono de uma empresa tem sido atualmente alimentada por iniciativas globais como os objetivos de desenvolvimento sustentável, impactando a forma como os clientes corporativos avaliam e escolhem as agências, com base no seu compromisso com práticas ambientalmente responsáveis.

Parcerias, não transações

Neste cenário dinâmico e em rápida evolução, as empresas deixaram de procurar um fornecedor de viagens puramente transacional e passaram a procurar um parceiro de negócios estratégico; que possa ajudar a resolver seus desafios implementando táticas personalizadas para entregar resultados para seu programa de viagens. Uma agência de viagens corporativas não é mais um meio de facilitar apenas o gerenciamento de itinerários, mas agora é uma parceira importante para garantir que a experiência, os serviços e as soluções tecnológicas corretas façam parte da estratégia na gestão de viagens.

O que permaneceu inalterado?

Quatro elementos continuam a ancorar a experiência de viagens corporativas: excelência em serviços, gestão de riscos, controle e transparência de dados e ferramentas de autoatendimento. Estes elementos sublinham as expectativas inabaláveis ​​das organizações, proporcionando uma base estável sobre a qual se desenvolve a evolução dinâmica da indústria das viagens.

Excelência em serviços

Na busca pela otimização das experiências nas viagens corporativas, as empresas priorizam consistentemente a excelência do serviço de sua agência de viagens. Em uma era definida por mudanças rápidas, a necessidade de um serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana, continua a ser crítica para a segurança dos colaboradores. Tempos de resposta rápidos, equipes bem informadas e uma compreensão profunda das necessidades dos clientes continuam a ser inegociáveis.

Controle e transparência de dados

A necessidade da visibilidade dos custos das viagens é um requisito importante. As agências logo reconheceram o valor de oferecer ferramentas de relatórios em tempo real que permitiam as empresas rastrear e analisar suas despesas de viagem, padrões e conformidades com políticas de viagens, bem como insights preditivos sobre tendências futuras e oportunidades de economia. A análise de dados e as interfaces fáceis de usar tornaram-se componentes importantes em uma RFP de uma empresa para os serviços de gerenciamento de viagens.

Ferramentas de autoatendimento

As ferramentas de reservas online (OBT’s) revolucionaram a forma como as pessoas pesquisam, comparam e reservam as viagens da sua empresa. A plataforma, que incorpora políticas de viagens e processos de aprovação, facilita a aplicação de um bom comportamento nas reservas e a capacidade de rastrear os dados as viagens e custos; elevando ainda mais a experiência OBT, a introdução de aplicativos móveis proporcionou aos viajantes maior flexibilidade e acessibilidade, ao mesmo tempo que garantiu que suas viagens fossem gerenciadas e aprovadas de acordo com a política de viagens da empresa.

A busca contínua por uma experiência de atendimento perfeita

A jornada da aquisição de viagens de negócios ao longo dos anos reflete uma evolução dinâmica, desde as práticas fragmentadas que eram utilizadas até à abordagem estratégica e orientada para a tecnologia vista hoje. Nos próximos anos, as agências de viagens corporativas continuarão trazendo novas melhorias, tanto para a experiência do viajante como para a experiência de compras. A transformação sublinha a importância crescente de uma gestão eficiente de viagens, de políticas claras e de um foco em serviços de valor agregado.

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