Os principais desafios do gerenciamento das despesas corporativas
O acompanhamento dos custos associados ao processamento, pagamento e consolidação de despesas é importante para qualquer empresa bem-sucedida, pois pode afetar diretamente nos resultados de uma empresa. Surpreendentemente, muitas empresas ainda usam métodos antiquados, incluindo planilhas e envelopes cheios de recibos. Desnecessário é dizer que este processo manual é ineficiente, demorado e desatualizado. Se você trabalha para uma grande corporação ou possui uma pequena empresa, é importante ter processos de pagamento e consolidação que atendam às necessidades específicas de sua empresa. Com isso dito, vamos revisar os principais desafios do gerenciamento das despesas que qualquer empresa enfrenta.
Processo ineficiente
Processos ineficientes para gerenciar as despesas da empresa podem custar tempo e dinheiro à sua empresa. À medida que a tecnologia continua a evoluir rapidamente, a desculpa amplamente usada de “é assim que sempre fizemos as coisas” torna-se cada vez mais perigosa para o ciclo de vida de uma empresa. Por outro lado, as empresas mais bem-sucedidas tendem a abraçar a mudança e permanecer ágeis em todos os aspectos de sua organização.
Os pagamentos por reembolso tornaram-se um processo desatualizado e ineficiente, e compartilhar um único cartão de crédito corporativo pode ser ainda mais confuso. Com um programa de cartão corporativo e uma plataforma de gerenciamento de despesas, o processo de pagamento de ponta a ponta da sua empresa é mais eficiente e fácil de gerenciar. Com acesso ao histórico completo de transações de cada cartão, o relatório de despesas se torna um processo simples para qualquer empresa e reduz muito a possibilidade de falha humana.
Frustração dos colaboradores
Outro aspecto importante de uma empresa de sucesso é a satisfação dos colaboradores. Isso é relevante para falarmos de gerenciamento de despesas, pois o processo lento e ineficiente de despesas corporativas é uma das frustrações mais comuns em todo o mundo.
Com um programa de cartão corporativo, os funcionários não precisarão mais pagar por essas despesas do próprio bolso. Também evita que os colaboradores tenham que guardar recibos e esperar semanas pelo reembolso.
Falta de controle
Como a maioria das equipes financeiras lhe dirá, a ausência de limites de gastos claramente definidos e a necessidade de preencher relatórios de despesas peneirando recibos amassados são duas de suas maiores frustrações ao supervisionar o processo de gerenciamento de despesas de uma empresa. Ambos os problemas podem ser resolvidos com um sistema de gestão de despesas que pode ser personalizado para as necessidades da sua empresa.
Não ter limites de gastos claros para os colaboradores muitas vezes pode levar a compras ineficientes e outros problemas para sua empresa, mas com um sistema de gerenciamento de despesas, você pode definir limites de gastos totais e individuais para cada usuário, departamento, centro de custo ou até por hierarquia. Além de fornecer controle total sobre os gastos da empresa, também evitará que sua equipe financeira vasculhe recibos, pois todo o histórico de transações é documentado.
Visibilidade de dados
Uma gestão eficaz deve ter total consciência quando se trata de suas despesas corporativas. Seja relacionado às principais categorias de gastos, ou ao custo médio de uma viagem. A visibilidade dos dados relacionados as despesas corporativas são essenciais para a otimização dos custos.
Com uma plataforma de gestão das despesas, você não precisará pesquisar em vários sistemas para verificar e entender os custos de sua empresa, uma vez que todos os dados poderão ser visíveis em um único sistema.
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