Tudo que você precisa saber para organizar a política de reembolso da sua empresa
Empresas que promovem viagens corporativas sabem que a política de reembolso é essencial para garantir a segurança e bem-estar dos colaboradores que estão se deslocando e também para o orçamento da empresa. Uma política de reembolso bem elaborada e clara pode poupar gastos excessivos e deixar as finanças mais organizadas.
Sem uma boa política de reembolso, os colaboradores podem ficar um pouco confusos sobre o que pode ser reembolsado. É muito importante, antes da viagem corporativa, conversar com os colaboradores viajantes e esclarecer os pontos da política, como limites de valores e o que está ou não incluso.
Se você quer elaborar uma política de reembolso mais clara e organizada, não se preocupe. Nós vamos te ajudar com isso!
1. Esclareça quais são os documentos necessários para o reembolso
Como o colaborador pode provar aquele gasto? Existem vários meios de fazer isso hoje em dia, seja através de notas fiscais ou recibos recebidos por email. É importante deixar claro para o funcionário como ele deve comprovar seus gastos, assim ele não corre o risco de jogar fora comprovantes importantes.
2. Defina limites de orçamento
Deixar o orçamento pré-definido ajuda o colaborador a se planejar melhor e evita alguns processos mais burocráticos. Alguns gastos essenciais, como transporte, alimentação e hospedagem devem ser considerados para definir um limite justo e confortável para o colaborador.
Na hora de traçar o orçamento, é importante levar em consideração o câmbio do país, a média de custo do local e o tipo de cliente. Algumas viagens corporativas, por exemplo, podem incluir jantares mais sofisticados para conversar com clientes grandes.
3. Use a tecnologia como aliada
Há alguns meios de tornar a política de reembolso mais simples. Fazer parceria com aplicativos de táxi, por exemplo, permite que os colaboradores peçam o transporte direto com o voucher corporativo. Dessa forma, ele não precisa comprovar com notas fiscais e sua empresa pode se beneficiar com a parceria.
Outra forma de facilitar o processo é permitir que os funcionários tirem uma foto da nota fiscal e anexem em alguma plataforma. Desse jeito, ele não se prejudicará se perder a nota e sua empresa consegue deixar o processo mais estruturado.
4. Converse com os colaboradores sobre a política de reembolso
Muitas empresas não se comunicam claramente com os colaboradores, causando confusão e mal entendidos. 77% das empresas não possuem uma política de viagens clara ou não a explicam com clareza para os funcionários.
Antes da viagem corporativa, chame os colaboradores envolvidos para conversar e esclarecer ponto a ponto sobre os processos da empresa. Além disso, é ideal realizar palestras sempre que a política de reembolso for modificada para explicar as mudanças às equipes.
Essa etapa vai poupar o trabalho do financeiro e ajuda a manter as burocracias de viagens corporativas mais organizadas e simples.
Na Flytour, nós ajudamos você a organizar a política de viagens corporativas da sua empresa, além de possuir um sistema de reembolso de despesas ideal para você. Faça adiantamentos, fluxo de aprovação, alertas, relatórios e muito mais. Entre em contato com a gente!
