Prestação de contas de viagens corporativas: Como organizar?

Gastos com passagens aéreas e hotéis são fáceis de organizar, afinal, é a empresa que reserva e realiza o pagamento. Mas e os outros custos?

Nas viagens, os colaboradores da empresa também precisam gastar com deslocamento, refeições e nem sempre guardam todos os comprovantes. Como garantir que tudo dê certo na prestação de contas de viagens corporativas?

Manter a organização é essencial para verificar se há gastos excessivos e também o que a empresa pode fazer para melhorar a situação financeira.

Saiba quais são os passos para incentivar os colaboradores da sua empresa a manterem os gastos sob controle e garantir o melhor orçamento para as viagens corporativas.

Tenha uma política de viagens clara e organizada

A política de viagens de sua empresa deve conter todas as informações, objetivos e regras da viagem. Esse vai ser o guia para todos saberem exatamente o que devem e não devem fazer antes, durante e após as viagens corporativas.

Nesse documento, é essencial que esteja bem esclarecido os objetivos da empresa, diretrizes dos processos e limite de orçamento. Estabeleça regras claras para reembolso, isso facilitará a prestação de contas de viagens corporativas.

Faça uma previsão de gastos e converse com o viajante

Não há como prever exatamente gasto a gasto que as pessoas envolvidas na viagem precisarão ter, mas o ideal é fazer uma previsão que evita a ultrapassagem do orçamento. Mapeie com sua equipe quais são os gastos essenciais, como deslocamento, alimentação, materiais e outros (isso dependerá do tipo de viagem e cliente).

Após ter isso definido, sente para conversar com o viajante e pergunte se há mais alguma coisa que não esteja contemplada no orçamento. Não se esqueça de sempre reservar um montante para gastos inesperados e emergenciais. Dessa forma, será muito mais fácil organizar a prestação de contas de viagens corporativas.

Use a tecnologia a seu favor

A cada ano a tecnologia se aprimora e ajuda mais e mais no crescimento das empresas, facilitando a comunicação e outros serviços. Um exemplo disso é a disseminação do uso da inteligência artificial para facilitar planejamentos, pagamentos e escolhas. É hora de começar a usar a tecnologia para auxiliar na prestação de contas de viagens corporativas!

Um dos passos para isso é fazer convênio com algum aplicativo de táxis. Hoje em dia, as plataformas mais populares já fazem uso do voucher corporativo, o que facilita o pagamento das despesas em viagens corporativas, pois a corrida já é debitada automaticamente da conta da empresa e não do funcionário.

Outra opção é utilizar uma plataforma onde os colaboradores possam solicitar adiantamentos e anexar suas notas fiscais. Assim que realizar o gasto, ele tira uma foto e anexa em seu devido lugar, evitando correr o risco de perder o papel e não conseguir comprovar.

Incentive os colaboradores a ajudarem na prestação de contas de viagens corporativas

Muitas empresas (mais especificamente 77%) não possuem uma política de viagens clara e, se possuem, não as comunicam com eficácia para os colaboradores. Isso implica em uma menor organização de gastos e dificulta o trabalho do responsável por realizar a prestação de contas de viagens corporativas.

A boa notícia é que é possível mudar esse cenário de maneira simples e eficaz. Faça palestras semestralmente sobre as políticas de viagem da sua empresa e sempre coloque uma equipe à disposição para sanar dúvidas e auxiliar o viajante. Essa medida vai incentivar os funcionários a colaborarem na hora da prestação de contas.

A Flytour é especialista em viagens corporativas e ajuda muitas empresas com o controle de orçamento e gestão de políticas de viagem. Entre em contato e conte com a gente para manter a organização dos gastos!