Como um gestor de viagens corporativas garante bons resultados
Muitas empresas têm uma alta demanda de reuniões e negócios longe da sede, em outras cidades, estados e até mesmo países. Para facilitar a vida dos colaboradores responsáveis, tudo é meticulosamente planejado, garantindo que cheguem em segurança ao destino e que o limite de orçamento não seja ultrapassado. Parece simples, mas na verdade há um pensamento estratégico por trás de todas as decisões, que são tomadas pelo gestor de viagens corporativas.
Um profissional especializado garante as melhores escolhas para os viajantes e a empresa, desde voos confortáveis que facilitem a política de reembolso até acordos com hotéis e empresas de táxis para que a viagem caiba no orçamento e não prejudique as finanças da companhia.
Quais são as funções do gestor de viagens corporativas?
1) Implementar uma política de viagens
A política de viagens é como se fosse uma enciclopédia das viagens corporativas de uma empresa: ela deve dar todas as diretrizes para garantir que tudo ocorra bem. Além de conter informações úteis sobre as melhores companhias aéreas e hotéis econômicos, a política de viagens deve estar sempre alinhada com os objetivos e cultura da empresa.
O gestor de viagens corporativas é o responsável por organizar todas essas informações em um só documento, com o objetivo de facilitar o planejamento das viagens, sempre levando em consideração o limite de orçamento para cada uma.
2) Garantir a redução de despesas
Um dos principais papéis do gestor de viagens corporativas é garantir que todas as despesas estejam dentro do orçamento, afinal, gastos excessivos com viagens podem acabar prejudicando outros setores da empresa.
Algumas das providências necessárias a serem tomadas antes da viagem são: obtenção de vistos, serviços de motorista, voos, acomodação, seguro viagens e subsídio para alimentação e outras despesas. Para gerenciar todos esses gastos, o gestor deve contratar uma agência de viagens especializada para firmar negociações e garantir mais economia.
3) Auxiliar os colaboradores
Não basta planejar tudo em detalhes sem se comunicar diretamente com os viajantes. Antes do embarque, é essencial que os colaboradores estejam bem informados sobre o que fazer em caso de emergência, quais são as providências que devem ser tomadas e como realizar a prestação de contas após a viagem. Eles devem estar preparados para tomar decisões conscientes e esse também é o papel do gestor.
4) Analisar relatórios
O único jeito de gerenciar se as viagens estão indo conforme o planejado na política de viagens é através de relatórios frequentes. É necessário estudar se o orçamento está sendo seguido, os objetivos das viagens cumpridos e os colaboradores bem informados sobre as diretrizes da empresa.
Além de fazer essa análise, também é responsabilidade do gestor de viagens corporativas tomar decisões para otimizar os processos e garantir viagens mais econômicas e decisivas para os negócios da empresa.
5) Contar com uma agência de viagens
Neste ponto, já ficou claro que o trabalho de um gestor de viagens corporativas não é nada simples de ser realizado. Cuidar das responsabilidades de gastos e segurança dos colaboradores é complexo, mas pode ser facilitado com a ajuda de uma agência especialista em viagens corporativas.
O papel das boas agências é trabalhar em conjunto com o gestor para garantir planos de viagem que se adequam às necessidades específicas de cada empresa ou cada reunião. Na Flytour, auxiliamos no controle de orçamento, relatórios integrados ao ERP da empresa, gestão de política de viagens, controle de bilhetes não voados, workflow de aprovação, rastreabilidade de viajantes e ainda oferecemos um aplicativo para gestão completa de viagens e despesas.
Para garantir que o trabalho do gestor de viagens corporativas seja ainda mais eficiente, entre em contato conosco para firmar uma parceria de sucesso!
