Por que fazer a integração de gestão de viagens e despesas corporativas?

O mercado de viagens corporativas cresce mais e mais a cada ano. Em 2017, mais de 60% das viagens feitas no Brasil foram motivadas por razões corporativas (reuniões, fechamento de negócios, palestras, etc). Com o crescimento desses números, cada vez mais as empresas se vêem na necessidade de cortar gastos e fazer viagens mais econômicas. Como isso pode ser feito? Através da integração de gestão de viagens e despesas corporativas.

Algumas medidas são essenciais para manter as despesas em ordem e não exceder o orçamento. Uma delas é não separar a gestão de viagens da política de gastos corporativas. Tudo deve estar integrado e bem organizado para garantir que os colaboradores façam a viagem com tranquilidade, sucesso e mais economia.

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é feita através de vários passos e integração entre equipes. A primeira coisa a se fazer para garantir uma ótima gestão é implementar a política de viagens. Ela vai estabelecer as diretrizes que todos os colaboradores devem seguir em uma viagem de negócios.

Um gestor responsável também deve colocar em prática medidas de redução de despesas. O controle do orçamento garante uma gestão melhor e mais benéfica tanto para os colaboradores como para a empresa, que evita gastos indevidos.

Basicamente, a gestão de viagens corporativas deve estar completamente ligada ao orçamento e gastos. Por isso, sempre que for pensar em gestão, leve em consideração as despesas. Assim, será possível planejar as viagens com mais cuidado e organização e evitar gastos desnecessários.

Como organizar despesas corporativas?

Existem diversas medidas que podem auxiliar a equipe a organizar as despesas corporativas. A principal dela é a integração entre colaboradores responsáveis pela gestão de viagens e os que cuidam do financeiro geral da empresa.

É necessário que ambas as equipes se comuniquem com frequência para estabelecerem orçamentos mínimo e máximo de cada viagem. Lembrando, sempre, de seguir as diretrizes da política de viagens.

Outras medidas que podem garantir economia nas despesas é fazer previsão de gastos, instruir os viajantes e usar a tecnologia a seu favor. Reserve com antecedência as passagens aéreas (sempre prefira as reembolsáveis!) e hospedagem. Até as viagens de curta duração devem ser cautelosamente planejadas para evitar gastos excessivos.

Promovendo a integração de gestão de viagens e despesas corporativas

Por que a integração da gestão de viagens e despesas corporativas pode ser benéfica para sua empresa? Se ainda não ficou claro, temos um dado que comprova isso:

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