5 dicas para planejar viagens corporativas curtas

Organizar viagens longas pode parecer muito mais demorado e complexo por conta do número de viajantes, passagens aéreas, dias de hospedagem e reuniões, mas nem sempre planejar viagens corporativas curtas é mais simples. “Bate-voltas” necessitam de muito cuidado e precisão, já que o tempo é contado para o colaborador chegar até o local e conseguir realizar suas funções antes do voo de volta.

Como planejar viagens corporativas curtas?

Para que o viajante consiga comparecer em todos os compromissos com segurança e conforto mesmo que o tempo seja curto, é necessário planejar cada passo dado para garantir que tudo seja realizado da melhor maneira. Algumas medidas simples que podem ser tomadas pelo gestor de viagens corporativas vão ajudar a tornar o planejamento da viagem mais simples e seguro.

1) Providenciar as passagens aéreas

É claro que verificar as passagens aéreas é o primeiro passo para garantir o sucesso de uma viagem curta, mas algumas dicas podem facilitar a vida do viajante e da empresa e garantir a economia de tempo e dinheiro. Uma das formas de fazer isso é realizando o check-in online com antecedência, evitando filas no dia da viagem.

Outra dica para a empresa é verificar sempre a possibilidade de reembolso. Mesmo nas viagens menores, há sempre o risco de cancelamento de reuniões ou atrasos que podem prejudicar a empresa financeiramente. Não corra o risco de perder o dinheiro gasto com as viagens corporativas, saiba como fazer a gestão de bilhetes não voados para que as viagens canceladas possam ser realizadas em outro momento.

2) Marcar os compromissos com antecedência

Assim que as passagens aéreas forem reservadas, comece a pensar nos compromissos que precisam ser marcados: reuniões, almoços, palestras… tudo deve ser considerado com antecedência. Evite confirmar dois eventos seguidos um do outro, pois emergências como mal-estar do colaborador ou mesmo o trânsito podem acontecer e gerar atrasos.

Prefira dar um intervalo razoável entre uma agenda e outra e sempre considere os horários de descanso e refeições. Para economizar tempo, se possível, marque reuniões durante o almoço ou jantar, assim seu colaborador consegue fazer duas coisas em um só horário e ficar mais tranquilo com o tempo de viagem.

3) Garantir o bem-estar do colaborador

Um dos passos mais importantes na hora de planejar viagens corporativas curtas é garantir que o viajante esteja sempre confortável e descansado. A correria de ir ao aeroporto, se apressar para a reunião e ainda ter que planejar a volta pode ser exaustiva e é dever do gestor de viagens garantir que o colaborador consiga se encontrar com os clientes ou fornecedores de forma tranquila.

Ao planejar viagens corporativas curtas, sempre reserve traslados com antecedência, para evitar que o colaborador ainda tenha que pedir um táxi e, quando possível, reserve um hotel para que ele possa descansar um pouco antes do compromisso. Afinal, colaboradores descansados conseguem ser mais eficientes.

4) Pensar no orçamento

Geralmente, as empresas preferem fazer a prestação de contas com os colaboradores depois da viagem, mas para planejar viagens corporativas curtas é mais simples e seguro pensar no orçamento antes do embarque. Confira o que pode ser pago com antecedência, como refeições, estadia e locações de veículos e deixe tudo acertado. Isso vai evitar que o viajante precise pegar filas e se preocupar em juntar cupons fiscais para a prestação de contas.

5) Contratar uma agência especializada em viagens corporativas

Já deu para perceber que planejar viagens corporativas curtas não é tão simples quanto parece, né? Em meio a todos os compromissos e outras viagens a serem marcadas, é difícil sempre ter tempo hábil para organizar passo a passo com calma e precisão. Contratar uma agência especializada em viagens corporativas facilita esse planejamento e garante que tudo saia como o planejado.

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