Como criar a política de viagens corporativas
As viagens corporativas são um ótimo meio para estreitar o relacionamento da empresa com clientes e fornecedores. Entretanto, elas envolvem burocracias que, se não forem lidadas da maneira correta, podem gerar prejuízos para a empresa. É aí que entra a importância de estabelecer uma política de viagens clara e estratégica.
O que é a política de viagens?
É o documento que vai guiar todo o processo da viagem corporativa, desde o planejamento até a volta dos colaboradores.
A política de viagens deve conter todas as informações, objetivos e regras da viagem. Na compra das passagens aéreas, por exemplo, uma política de viagens bem definida pode evitar a escolha de companhias aéreas que dificultam a gestão de bilhetes não-voados. A questão dos gastos dos colaboradores também deve ser bem definida, considerando deslocamento, alimentação e até gorjetas.
O documento será um guia para os funcionários da empresa saberem exatamente todos os passos que devem seguir na escolha das passagens aéreas, como conseguir os reembolsos e até como lidar com negócios durante as reuniões. Por isso, é essencial que a política de viagens seja completa e bem detalhada, evitando confusões e mal-entendidos.
O que levar em conta para definir a política de viagens da sua empresa?
Objetivos da empresa
Antes de começar a elaborar sua política de viagens, é necessário que os objetivos da empresa estejam bem estabelecidos, para garantir que o orçamento seja adequado e os funcionários recebam as orientações certas.
Se o maior objetivo é a captação de novos clientes, é necessário levar em consideração os gastos que seus colaboradores gastarão com almoços ou outros eventos sociais. Já para empresas que oferecem serviços de consultoria, deve-se considerar o material necessário para o palestrante. Tendo esse objetivo definido, a política de viagens facilitará seu cumprimento.
As diretrizes dos processos
É essencial informar seus colaboradores sobre os fluxos da empresa como solicitação e aprovação e os pré-requisitos para iniciar o processo de planejamento da viagem.
Pergunte para os funcionários quais são suas maiores dúvidas em relação aos processos para ter certeza que todas as perguntas serão respondidas neste documento.
Cultura da empresa
Cada empresa tem suas características organizacionais e isso também deve ser levado em conta na hora de redigir a política de viagens.
Sua empresa é referência em algum negócio? É reconhecida como um Great Place To Work? Ganhou prêmios? Leve isso em consideração, pois a identidade da companhia deve ser transmitida com transparência aos clientes e fornecedores.
Limite de orçamento
Cada viagem e cliente costumam ter uma particularidade, mas é necessário estabelecer valores máximos a serem gastos. Seu documento deve dar diretrizes claras sobre o orçamento máximo para cada tipo de viagem (internacional ou nacional, com clientes de grande porte ou pequeno porte, etc).
Defina os limites para gastos com hospedagens, deslocamentos, alimentação, reuniões, equipamentos e passagens aéreas e instrua os colaboradores a guardarem todos os recibos para o reembolso.
A tarefa de criar a política de viagens da sua empresa não é simples, portanto, chame sempre um especialista para auxiliar na criação de um documento que garanta a compliance nas viagens corporativas.
A Flytour faz a gestão da sua política de viagem com estratégia e transparência. Entre em contato com a gente!
